Au sommaire:

1 - Pourquoi soigner la phase d’intégration des nouveaux salariés

• Éviter le turn-over
• Valider l’embauche en situation réelle
• Permettre au nouvel embauché de trouver sa place

2 - Les méthodes et outils de l’intégration

• Accueillir, la première étape de l’intégration
• Mettre en place un tutorat
• Planifier la prise de poste
• Valider les compétences

1- POURQUOI SOIGNER LA PHASE D’INTÉGRATION DES NOUVEAUX SALARIES ?

Eviter le turnover

Une intégration négligée peut mener à des démissions. Une démissionnaire en témoigne :

"C’était vraiment trop dur, je me suis retrouvée seule tout de suite. J’avais la pression alors je suis partie."

Le temps « gagné » sur la phase d’intégration se paie très cher lorsque le nouvel embauché ne reste pas dans l’organisme :

• en coût direct de la rupture, ce sont les heures directement perdues par le personnel d’encadrement

les 4 ou 5 heures de temps total passé au recrutement sont perdues en cas de rupture inopinée compter aussi 1 à 2 heures au minimum pour organiser le remplacement en urgence rajouter les heures de production perdues quand il est impossible d’assurer le remplacement immédiatement.

• en coût indirect,

le temps passé par le personnel d’encadrement sur les recrutements ou les remplacements au pied levé ne peut pas être consacré à d’autres fonctions tout aussi importantes telles que le management des équipes, le suivi qualité ou le développement de l’activité, les heures perdues obligent à augmenter le taux de recouvrement si l’on souhaite pouvoir remplacer en urgence la personne manquante, les échecs récurrents de recrutement favorisent la démotivation des encadrants ; la cohésion des équipes peut aussi en souffrir, l’image de l’entreprise auprès de ses clients pâtit de la fréquence des départs inopinés, ainsi que de sa réputation d’employeur sur son bassin d’emploi : « chez NNNN, le personnel ne reste pas, il ne doit pas être bien traité ». Cette réputation d’employeur fait partie intégrante de l’attractivité de l’organisme : un turnover important dû à des problèmes d’intégration peut ainsi compromettre, à terme, sa capacité à trouver des candidats.

Valider l’embauche en situation réelle

La phase d’intégration est aussi l’occasion de valider les compétences du nouvel embauché. En effet, le choix du candidat s’est fait le plus souvent en entretien d’embauche et sur la base d’un CV. Or, quelle que soit la qualité du recruteur, ces techniques ne permettent pas de prédire la manière dont le nouvel embauché va s’acquitter de ses missions

La période d’essai doit donc impérativement remplir sa fonction première, qui est de permettre à chacune des deux parties de vérifier la pertinence de son choix.

En ce qui concerne l’employeur, il s’agira d’évaluer, en situation de travail, les compétences du nouveau salarié, pour prendre rapidement les dispositions qui s’imposent :

• identifier les écarts « en moins » pour aider le nouvel embauché à progresser,
• repérer les écarts « en plus » pour mieux valoriser des compétences qui n’avaient pas été identifiées,
• ou mettre fin au contrat de travail pendant la période d’essai si les écarts sont trop importants. Cette dernière situation n’est évidemment qu’un pis aller. Éviter ces ruptures coûteuses humainement et économiquement est le but d’une intégration bien menée.

Permettre au nouvel embauché de trouver sa place

Du côté du nouvel embauché, les enjeux ne sont pas moindres : comprendre ce qui lui est demandé, découvrir un nouveau métier pour les débutants, s’adapter au contexte particulier de son nouvel employeur pour les autres, établir la relation avec les clients, découvrir de nouvelles situations de travail … en un mot « trouver ses marques ».

Il s’agit aussi de gérer la transition dans sa vie personnelle en s’organisant avec de nouveaux horaires. Autant d’éléments qui vont, ou non, permettre à ce nouveau salarié de tenir dans son emploi et de s’y projeter à moyen ou long terme.

2- LES MÉTHODES ET OUTILS DE L’INTÉGRATION

La phase d’intégration est à envisager sur une période de six mois environ.

Accueillir, la première étape de l’intégration

Il permet de donner au nouveau recruté les informations lui permettant de se situer au sein de l’entreprise.

Il appartient au hiérarchique d’accueillir son nouvel équipier. Il peut s’appuyer sur un livret d’accueil. Il doit présenter le nouvel équipier à ses interlocuteurs potentiels : services fonctionnels ou personnes ressources, hiérarchiques, collègues, ainsi que les locaux et leur fonctionnement, y compris et a fortiori pour des professionnels intervenant souvent à l’extérieur (secteurs du transport, des services à domicile, du bâtiment, pour ne citer qu’eux).

Mettre en place un tutorat

Il est fréquent dans certains secteurs d’activités tels que les Services à la Personne, de constater que des efforts importants sont faits pour tutorer des stagiaires qui viennent découvrir le secteur d’activité mais que les nouveaux embauchés ne bénéficient pas de la même attention.

Le tutorat est pourtant un levier important de professionnalisation des nouveaux salariés.

Le tuteur de proximité est un salarié expérimenté et volontaire, il transmet les gestes professionnels. Son rôle doit être soutenu et reconnu pour favoriser sa motivation. Plusieurs leviers de reconnaissance et de soutien sont possibles envers le tuteur :

• reconnaissance verbale par la hiérarchie de l’engagement et de l’effort fourni
• soutien face aux situations posant problème
• formation du tuteur
• prime de tutorat
• promotion professionnelle (certaines entreprises font du tutorat une première étape vers les fonctions de responsable d’équipe).

L’efficacité du tutorat est aussi renforcée par un soutien envers le nouvel embauché :

• reconnaissance verbale par la hiérarchie de l’engagement et de l’effort fourni
• formation du tutoré ; souvent oubliée, pourtant un levier incontestable de l’efficacité du tutorat :

- les enjeux du tutorat
- l’écoute active et la refomulation ou comment bien comprendre pour ne pas rester sur un doute
- oser et comment questionner
- prendre connaissance des documents et comment les utiliser
- selon les cas, comment prendre des notes
- être évalué en cours et en fin de tutorat, comment est effectuée la validation des compétences

"C’est trop coûteux. On ne peut pas se le permettre."

La mise en place d’un tutorat se heurte souvent à des contraintes budgétaires : le tutorat suppose en effet un investissement en temps et parfois d’intervenir en doublon. Il est intéressant à ce sujet de chiffrer le coût réel du tutorat au-delà des premières impressions et de contacter son organisme collecteur (OPCA) pour étudier avec lui les possibilités de prise en charge de la fonction tutorale. A titre d’exemple, certains collecteurs peuvent prendre en charge 15€/h pour les formation de tuteur, et jusqu’à 230 € / mois dans certaines conditions pour les coûts liés à la fonction tutorale.

Planifier la prise de poste

Il peut être utile dans certains cas, de prévoir une prise de poste progressive, notamment lorsque les nouveaux embauchés ont signalé une appréhension ou une réticence ou tout simplement un manque d’expérience vis-à-vis de certaines missions ou tâches. Cela permet d’éviter les prises de postes difficiles, qui peuvent donner lieu à des démissions en cours de période d’essai.

Valider les compétences

Celles-ci seront validées au moyen de temps d’évaluation, à faire par le hiérarchique. Le principe de ces évaluation est annoncé au nouvel embauché lors de l’embauche et de l‘accueil, afin d’en fixer le cadre et les objectifs.

Une première évaluation peut être programmée au bout de 8 jours, afin de se donner le temps et les moyens d’améliorer ce qui doit l’être avant la fin de la période d’essai et de soutenir au mieux le nouvel embauché. Une seconde évaluation peut être prévue au bout de trois semaines, pour prendre la mesure des évolutions.

Si nécessaire, d’autres moments d’évaluation peuvent être programmés dans les six premiers mois de l’embauche. Un outil d’évaluation peut être utilisé, basé sur les activités liés au poste de travail et sur les compétences à mobiliser : on favorisera ainsi une évaluation objective, basée sur des faits.

Nous vous recommandons la lecture du livre « Agir sur l’intégration dans l’entreprise : travailler en coopération » de Odile MAURICE-DESBAT aux Editions du Réseau Anact